Procedimentos Administrativos no Contexto Comercial (PACC)

                                          1º  Trabalho

O que é uma empresa?

Uma empresa é um conjunto de meios técnicos, humanos e financeiros, organizados com vista à concretização de um determinado fim económico, o qual passa pelo exercício de uma atividade orientada para a satisfação das necessidades dos seus vários stakeholders, nomeadamente: os seus clientes (pela oferta de bens ou serviços), os trabalhadores (através do emprego e da contraprestação salarial), os acionistas (pela realização do lucro que remunera o risco incorrido), os credores (pelo reembolso do capital e juros em prazo acordado), dos fornecedores (pela procura de bens ou serviços), o Estado (pelo cumprimento das obrigações fiscais e legais).

O que é uma empresa comercial?

Empresa comercial é uma empresa que pratica compra e venda de produtos ou serviços, através do ato de comércio (troca), tendo por objetivo o lucro.




                         2º Trabalho

Tipologias de Empresas Comerciais.

Individuais existem três:

Empresário em Nome Individual (ENI);

Trata-se de uma empresa que é titulada apenas por um só indivíduo ou pessoa singular, que afecta bens próprios à exploração do seu negócio. Um empresário em nome individual actua sem separação jurídica entre os seus bens pessoais e os seus negócios, ou seja, não vigora o princípio da separação do património, (casas, automóveis, terrenos, etc.) e os do seu cônjuge (se for casado num regime de comunhão de bens). A firma (nome comercial) deve ser composta pelo nome civil do proprietário, completo ou abreviado, podendo aditar-lhe um outro nome ou alcunha pelo qual seja conhecido no meio empresarial e/ou a referência à actividade da empresa. Se tiver adquirido a empresa por sucessão, poderá acrescentar a expressão " Sucessor de" ou "Herdeiro de ".

 Estabelecimento Individual de Responsabilidade Limitada (EIRL)

Dados os riscos decorrentes da opção por uma empresa em nome individual, e face à impossibilidade de constituição de unidades pessoais que até há uns anos atrás existia, o legislador criou a figura do Estabelecimento Individual de Responsabilidade Limitada.

A constituição do EIRL permitia ao empresário individual, afectar apenas uma parte do seu património a eventuais dívidas da empresa.

À semelhança de qualquer sociedade comercial, era também obrigatória a realização do capital social, em dinheiro ou em bens susceptíveis de penhora (no máximo no valor de um terço do capital). Por estes motivos, com a criação das sociedades unipessoais, as EIRL acabaram por cair em desuso, sendo hoje praticamente inexistentes.

Sociedade Unipessoal por Quotas (SUQ)

Utiliza-se a forma de sociedade unipessoal quando uma pessoa, singular ou colectiva, é a titular da totalidade do capital da empresa.

A responsabilidade do sócio encontra-se limitada ao montante do capital social que não pode ser inferior a 5 mil euros. Para além do disposto para as sociedades por quotas, a firma deve incluir as palavras “sociedade unipessoal” ou “unipessoal” antes da palavra “Limitada” ou da abreviatura “Lda”.

As vantagens e desvantagens das empresas unipessoais, quando comparadas com as sociedades comerciais colectivas, são semelhantes às da empresa individual. Logo, a comparação mais útil será entre os dois tipos de empresas em que o titular é único.

Empresas colectivas existem quatro:

Sociedade em Nome Colectivo:

Os sócios respondem de uma forma ilimitada e subsidiária perante a empresa e solidariamente, entre si, perante os credores. O número mínimo de sócios é dois e podem ser admitidos sócios de indústria. A firma-nome deve ser composta pelo nome (completo ou abreviado), o apelido, ou a firma (de todos, alguns ou, pelo menos, de um dos sócios), seguido do aditamento obrigatório "e Companhia" (ou abreviado e "CIA"), ou qualquer outro nome que indicie a existência de mais sócios (como, por exemplo, "e Irmãos", por extenso ou abreviado).

Sociedade em Comandita:

As responsabilidade mista pois reúnem sócios cuja responsabilidade é limitada (comanditários) que contribuem com o capital, e sócios de responsabilidade ilimitada e solidária entre si (comanditados) que contribuem com bens ou serviços e assumem a gestão e a direcção efectiva da sociedade. Na sociedade em comandita simples o número mínimo de sócios é dois.

Sociedade por Quotas:

As sociedades por quotas exigem um mínimo de dois sócios (excepto no caso das sociedades unipessoais por quotas). A lei não admite sócios de indústria (que entrem com o seu trabalho).

A responsabilidade dos sócios tem uma dupla característica: é limitada e solidária. É limitada porque está circunscrita ao valor do capital social. Quer isto dizer que por eventuais dívidas da sociedade apenas responde o património da empresa e não o dos sócios.

Sociedades Anónimas:

São sociedades de responsabilidade limitada no rigoroso sentido do conceito, porquanto os sócios limitam a sua responsabilidade ao valor das acções por si subscritas.

No entanto, uma sociedade anónima pode ter um único sócio, desde que seja uma sociedade e não um indivíduo. A firma pode ser composta pelo nome (ou firma) de algum (ou de todos) os sócios, por uma denominação particular ou uma reunião dos dois. Em qualquer dos casos, tem que ser seguida do aditamento obrigatório “Sociedade Anónima”, ou abreviado - “S.A.”.

                         3º Trabalho

Funcionamento de uma empresa comercial

<!Circuitos formais

Os processos relacionais não podem ser submetidos à lógica matemática; devem considerar a presença/autonomia/independência/competência do outro. A cada mensagem corresponderão múltiplas interpretações/respostas/pontos de fuga, o que por si só desmonta a pretensão unívoca e equivocada do formal.

CCircuitos informais

Em alguns casos, ao sobrepor-se à comunicação formal, a informalidade exerce papel importante, corrigindo possíveis falhas/distorções e/ou fazendo com que a comunicação atinja seus objectivos, o que de outro modo não aconteceria.

 5º Trabalho

 

1º Passo - A criação de uma empresa está sujeita a várias condicionantes, internas e externas, que podem determinar ou pelo menos influenciar decisivamente o resultado de uma iniciativa empresarial.

Com efeito, a transformação de uma boa ideia de negócio numa empresa com perspectivas de sucesso (sucesso que se poderá traduzir, quer pela permanência em actividade, quer pela taxa de crescimento) depende, numa primeira aproximação, da capacidade empresarial revelada pelo seu promotor.

Por outro lado, uma ideia só conduzirá a uma empresa bem sucedida se corresponder a uma oportunidade de mercado ou seja se for capaz de dar resposta a uma necessidade ainda não satisfeita ou de responder em melhores condições a necessidades para as quais já existe oferta de produtos ou de serviços.

Neste contexto, poder-se-á afirmar que a taxa de sucesso de uma iniciativa de criação de empresa depende das características de cada elemento de per si, mas também, da relação que venha a existir entre os elementos que constituem o trinómio fundamental da criação de uma empresa: o “Homem”, a “Ideia” e o “Mercado.

O desafio da criação de uma empresa

Numa pequena empresa, o empresário ocupa uma posição fulcral, sendo as características do empreendimento determinadas, em larga escala, pelo seu carisma e as suas qualidades pessoais.

Ouve-se dizer, frequentemente, que a qualidade de empresário nasce com as pessoas. Esta afirmação é, no entanto, só em parte verdadeira. É evidente que o empresário deve ter um certo número de qualidades, mas não as pode ter todas.

O importante é que ele tome consciência dos seus pontos fortes e fracos (e dos seus associados) e adopte as atitudes necessárias para que, através de formação, complementaridade, etc., obtenha um nível de competência adequado às exigências da iniciativa empresarial que vai desenvolver.

2º Passo -  A intenção de criar uma empresa está, de um modo geral, ligada à existência de uma ideia de negócio.

Mas se esta é a situação mais comum, casos há em que, não obstante a intenção de investimento, o potencial empresário não é, nesse momento, portador de uma ideia precisa da actividade da futura empresa.

Ausência de ideia de negócio

Quando o investidor potencial não dispõe de uma ideia precisa sobre o sector, o produto ou o serviço onde irá aplicar os recursos sabe, contudo, o que não quer fazer.

Esta situação permite-lhe já uma certa selecção relativamente ao tipo de actividade a desenvolver ou ao tipo de clientela a atingir.

Esta primeira selecção associada à experiência adquirida, às qualificações profissionais, aos desejos e às motivações, permitem construir um primeiro quadro de referências com vários cenários de empresa ou de actividade possíveis.

 

Ser empresário com ideias alheias

A observação da realidade circundante poderá ser um bom ponto de partida para se começar a definir um projecto e a identificar um mercado. Com efeito, poder-se-á acrescentar um "pequeno nada" a um produto ou a um serviço para o tornar distinto de um já existente e conferir-lhe uma melhor qualidade ou uma melhor adaptação às necessidades dos clientes. É esta característica diferenciadora que poderá permitir conquistar uma fatia do mercado existente ou atingir um “nicho de mercado”.

Uma outra fórmula possível de ser empresário neste cenário de utilização de ideias alheias, é a "franchise" ,que permite ao empresário, correndo um menor risco, aproveitar a experiência, o prestígio e o "know-how" acumulados por terceiros.

Transformar a profissão em empresa

Criar a própria empresa não implica necessariamente um corte radical com a actividade profissional exercida enquanto empregado.

O conhecimento das características dos produtos ou dos serviços oferecidos pela empresa onde trabalha e a sua adaptação a determinada faixa de clientes pode permitir-lhe desenvolver um projecto de empresa.

A existência de ideia

Neste caso, é possível surgirem atitudes demasiado pessimistas que poderão sintetizar-se no pensamento "se esta ideia não foi ainda explorada, é porque não tem valor" ou demasiado optimistas, levando o seu detentor a pensar possuir "uma ideia extraordinária a que corresponderá necessariamente um projecto de sucesso".

Em qualquer dos casos, há que tomar algumas precauções, adoptando-se uma atitude realista, face a todas as condicionantes que podem determinar o sucesso ou o fracasso de um empreendimento.

Principalmente , nunca se deverá esquecer que o mercado é sempre o melhor teste e que, por exemplo, uma boa ideia de empresa numa grande cidade pode não ser exequível numa pequena vila ou aldeia, sendo o contrário igualmente verdadeiro.

Adequação produto / mercado

Uma empresa nascente tem, de um modo geral, meios limitados e deverá, portanto, visar um segmento de mercado bem definido. Este segmento corresponde a um conjunto de clientes potenciais com características comuns ou próximas, capaz de consumir os produtos ou utilizar os serviços da nova empresa. Complementarmente, a adequação entre produto e mercado deverá constituir uma preocupação constante do empreendedor.

Da ideia ao projecto

A construção de uma ideia é o ponto de partida para a arquitectura do projecto. Assim, é essencial trabalhar e desenvolver a ideia de modo a aproximá-la de um anteprojecto de criação de empresa.

Para o efeito, são utilizados vários métodos normalmente enquadrados em duas categorias:

• Os relacionados com a envolvente socioeconómica;
• Os relacionados com a criatividade.

Para a análise da envolvente socioeconómica existem, basicamente, quatro técnicas que permitem aprofundar a ideia:

• a análise documental, consubstanciada no estudo da informação de carácter técnico e/ou estatístico disponível sobre o assunto;
• o estudo de casos práticos, relacionados com a criação de empresas e publicados em revistas ou jornais ou obtidos directamente, através de contactos com empresários já estabelecidos;
• o recurso a consultores, peritos em determinados domínios vitais para a avaliação da valia e exequibilidade da ideia;
• a observação do quotidiano e a visita a feiras e exposições, bem como a leitura da imprensa especializada.

Para o enriquecimento de uma ideia, em termos de criatividade, vários processos podem ser utilizados, sendo os mais comuns:

• o brainstorming, técnica de grupo que tem por objectivo suscitar o aparecimento do maior número possível de ideias relacionadas com um problema específico. Este método compõe-se de duas fases distintas: a expressão livre e a avaliação, discussão, triagem e hierarquização das ideias que resistiram às críticas;
• as listas de atributos, listagem das características de um produto ou serviço e posteriores modificações e combinações, com o objectivo de introduzir melhorias;.
• as associações forçadas, técnica que consiste em gerar um elevado número de ideias, relacionando-as, posteriormente, entre si. Esta técnica permite, por vezes, boas aproximações ao produto ou ao serviço final.

Os métodos referidos têm apenas carácter indicativo, implicando alguns deles o domínio de determinadas técnicas não acessíveis a todos. Resultados semelhantes podem, no entanto, ser conseguidos recorrendo-se à imaginação de cada um.

3º Passo - Antes de passar à acção, é importante conhecer a envolvente legal e socioeconómica.

A passagem da ideia à empresa implica, necessariamente, o contacto com um conjunto de entidades cujas atribuições e actividades se enquadram no processo de criação de uma empresa.

Referem-se, em seguida as mais significativas, agrupadas por áreas de actuação.

INFORMAÇÃO

A informação, seja de carácter económico, técnico-jurídico ou estatístico é um instrumento indispensável na economia moderna e reveste um particular interesse para aqueles que se propõem desenvolver um novo empreendimento.

APOIO TECNOLÓGICO E DE INSTALAÇÃO

Centros Tecnológicos
Os centros tecnológicos são organismos de apoio técnico e tecnológico a empresas de um mesmo sector industrial ou de sectores afins ou complementares. Resultam da associação, por complementaridade de interesses, de empresas industriais ou das respectivas associações com organismos públicos de diferentes ministérios.

Parques Tecnológicos
São áreas de terreno devidamente urbanizadas e equipadas, vocacionadas para apoiar o desenvolvimento de actividades de alta intensidade tecnológica e promover a criação de sinergias inovadoras interempresariais e inter-institucionais, visando aprofundar mecanismos de transferência de tecnologia e desenvolver formas de cooperação.

Parques Industriais
São espaços de dimensão considerável geridos por entidades públicas ou privadas que dispõem de infraestruturas físicas indispensáveis ao desenvolvimento da actividade industrial. Os parques industriais visam promover a concentração e o desenvolvimento industrial em zonas determinadas pelas suas áreas de influência.

Centros de Empresas e Inovação
Vulgarmente designados por BIC (Business Innovation Centres) são estruturas integradas na Rede Europeia de Centros de Empresas e Inovação (EBN), cujos objectivos são estimular e aumentar as hipóteses de sucesso de um novo negócio com vista a potenciar adicionais oportunidades de trabalho, numa base local ou regional.

Centros de Incubação
São estruturas que visam promover a criação de empresas que aumentem as potencialidades regionais por meio da inovação tecnológica ou utilizando tecnologia tradicional, disponibilizando para o efeito as infraestruturas adequadas.

Ninhos de Empresas
São espaços físicos dotados de infraestruturas inerentes à actividade empresarial, que contam com o apoio de Universidades e técnicos altamente qualificados, destinados a apoiar jovens empresários, recém-licenciados ou com formação profissional especializada, que se queiram agrupar para constituir a sua empresa de consultoria e projecto.

CACE - Centros de Apoio à Criação de Empresas
São infra-estruturas de âmbito local, da iniciativa do IEFP - Instituto do Emprego e Formação Profissional, que integram a disponibilização de instalações, mediante uma renda simbólica pela ocupação do espaço, e proporcionam apoio de secretariado, telefone, telex e sala de reuniões.

GAE – Gabinetes de Apoio Empresarial
Estruturas criadas por iniciativa de várias autarquias no âmbito do desenvolvimento económico e social da região que se inserem, que disponibilizam informação relevante aos potenciais empreendedores.

4º Passo - Esta etapa corresponde à identificação, ou melhor, à recapitulação dos pontos fortes e dos pontos fracos existentes e ao seu confronto.

A fim de integrar uns e outros na sua estratégia, o novo empresário deverá fazer um esforço no sentido de melhor os conhecer, fazendo para tal um diagnóstico triplo:

• Sobre si mesmo;
• Sobre o projecto;
• Sobre a futura empresa.

5º Passo - A envolvente externa corresponde a um conjunto de elementos que o futuro empresário não pode matriciar nem controlar.

Do conjunto de factores não directamente controláveis fazem parte, os futuros clientes, os fornecedores, as empresas concorrentes, os prescritores, os banqueiros, as instituições e ainda as leis, regulamentos e costumes relativos à actividade que pretende desenvolver.

Reunindo todas as informações disponíveis sobre a envolvente externa, o futuro empresário estará em muito melhores condições de avaliar a viabilidade do seu projecto, tomando, também, consciência dos inúmeros factores que podem condicionar o sucesso do seu empreendimento.

A exploração da envolvente externa

O conhecimento e exploração dos factores externos ao projecto devem ser orientados por um conjunto de atitudes que permitam ao potencial empresário concretizar, modificar ou, num caso extremo, abandonar o projecto que tem em mente.

De entre esse leque de atitudes salientam-se, a oportunidade, a objectividade, a selectividade, a curiosidade, a abertura de espírito, a prudência, o rigor e a perseverança

A técnica de exploração da envolvente externa

A exploração da envolvente externa é, fundamentalmente, uma técnica baseada na recolha, selecção, tratamento e validação de informações várias.

A condução deste processo pode ser feita realizando o seguinte percurso:

. Pré-definição do projecto com um razoável grau de precisão, indicando:
2. Listagem das questões relacionadas com o projecto relativamente às quais se torna necessário encontrar resposta e dos locais (fontes) prováveis de obtenção das informações correspondentes.
3. Auscultação do sector onde o futuro empresário pensa vir a exercer a sua actividade.
4. Obtenção de dados "quantificados" (e outros de interesse para o projecto)
5. Recolha de outra informação relevante de carácter "não quantitativo"
6. Realização de um inquérito informal, directo ou indirecto, sobre os concorrentes.
7. Estudo da clientela potencial

O estudo de mercado

O estudo de mercado, para além do estudo documental, compõe-se, basicamente de duas análises parcelares: o Estudo dos Consumidores e o Estudo da Concorrência havendo, em qualquer destes que realizar sempre uma análise quantitativa e uma análise qualitativa.

ESQUEMA BASE DE UM ESTUDO DE MERCADO

Estudo documental

Deve permitir reunir informação já disponível sobre um dado aspecto (estado de consumo ou de utilização de um produto ou serviço) e sendo as fontes múltiplas é imprescindível prestar atenção à data dos dados obtidos, registar as fontes e comparar a informação (cruzamento de dados), com o objectivo de testar a sua fiabilidade.

Análise qualitativa

Constitui a primeira etapa de pesquisa directa de informação pelo recurso à entrevista junto de potenciais clientes e consiste na obtenção de informação rica em qualidade. Tendo por base uma amostra restrita de pessoas. Conhecer os motivos que levam um consumidor a comprar ou não um produto permitirá a adaptação do produto que se pretende lançar no mercado às exigências, gostos e tendências dos potenciais clientes.

Análise quantitativa

Corresponde ao inquérito por questionário, sendo uma sondagem que se poderá fazer a uma parte dos clientes, extrapolando, posteriormente, os elementos recolhidos. Convém referir que, tanto a entrevista como a sondagem implicam o domínio de técnicas e a verificação de regras que normalmente não cabem na esfera de competências do futuro empresário.

Estratégia da abordagem do mercado

Quaisquer que sejam os objectivos da empresa, é difícil atingi-los todos ao mesmo tempo. A atitude estratégica prende-se com um faseamento planeado que permita a consolidação da empresa numa óptica de mercado.
Assim, numa primeira fase, a que poderemos chamar de “arranque” da empresa, um dos objectivos é o crescimento do negócio, a par da rentabilidade e estabilidade da empresa.

Para atingir estes objectivos, e tendo por base a observação do mercado-alvo da empresa, torna-se imperativa a escolha do conjunto produto/mercado, mais adaptado. Trata-se, portanto, de analisar as diferentes categorias de clientes – os segmentos de mercado – quer sejam pessoas, empresas ou organismos, agrupando-os segundo as suas características fundamentais, nomeadamente idade, género, actividade, categoria sociocultural, hábitos, níveis de rendimento, etc., no caso de segmentos de mercado constituídos por pessoas

Quando os segmentos de mercado são constituídos por empresas ou organismos, a análise deve ter em conta o sector de actividade, o número de empregados, a localização, o estatuto jurídico, etc..

Em qualquer dos casos, uma tarefa de grande importância é reunir os potenciais clientes da empresa em grupos homogéneos, fazendo-lhes corresponder diferentes categorias de produtos ou de serviços que a empresa está (ou poderá vir a estar) em condições de produzir ou de prestar.

No entanto, a escolha dependerá ainda:

• Do conhecimento que o empresário tem das diferentes categorias de clientes;
• Do peso da concorrência no sector;
• Da coerência entre o empresário e o projecto;
• Dos volumes de investimento a realizar em cada um dos casos e do período de tempo necessário para o recuperar;
• E, de uma repartição de riscos que permita a recuperação num ou em dois segmentos caso um terceiro seja mais difícil.

Esta tentativa de adequação da actividade da empresa ao mercado pode permitir, ao potencial empresário, caso se revele necessário, repensar a definição dos seus produtos ou dos seus serviços.

6º Passo - A política comercial de uma empresa deve enquadrar não só aspectos relacionados com as vendas (estratégia de marketing e bases de acção comercial), mas também a estratégia de compras.

O estudo de mercado deverá constituir um instrumento que permita ao futuro empresário estruturar a sua política comercial, nas seguintes vertentes:

1. definição da estratégia de marketing, o que se traduz, resumidamente, na escolha de um ou de vários cenários que corresponderão a binómios produto / mercado ou serviço / mercado que garantam, à partida, condições de competitividade à empresa;

2. definição das bases da acção comercial da empresa, o que implica o desenvolvimento das seguintes estratégias parcelares:

• identificação precisa dos produtos ou serviços a comercializar, as respectivas características, as vantagens comparativas e os serviços que, eventualmente, lhes estão associados;
• fixação de preços e de condições de venda que permitam atingir os objectivos estabelecidos em matéria de volume de vendas e de rentabilidade;
• escolha dos circuitos de distribuição, ou seja, dos processos através dos quais os produtos ou os serviços serão postos à disposição dos clientes;
• determinação da "imagem" da empresa e dos produtos ou serviços, que abrange aspectos como o nome da empresa, a publicidade, etc.;
• preparação dos meios de negociação directa, do processo de prospecção e do estabelecimento de uma "força de vendas”;
• determinação de um volume de negócios previsional, de acordo com o(s) cenário(o) escolhido(o).

As bases da acção comercial da empresa

O produto ou o serviço, o preço, a distribuição, a comunicação e a força de vendas constituem aquilo a que, vulgarmente, se chama de "Marketing-Mix", sendo estes cinco elementos a base da acção comercial da empresa.

O produto ou serviço

Se não se trata de um produto ou de um serviço novo, a sua diferenciação relativamente aos concorrentes poderá ser conseguida acrescentando "algo" que o torne específico. Este “algo” pode ser resultante de uma acção directa sobre o produto, ou resultar de um serviço que se lhe associa e que o torna diferente ou preferido aos olhos do cliente.

Dado que a procura é hoje extremamente volátil, reagindo quase instantaneamente à oferta, não é estrategicamente aconselhável aguardar pelo declínio das vendas para a introdução de alterações nos produtos ou nos serviços de modo a renová-los sistematicamente.

A inovação constante dos produtos e dos serviços é uma das condições de sucesso das novas empresas.

7º Passo - A concretização de um projecto de criação de empresa tendo por base as opções estratégicas feitas, em termos de produto ou de serviço, de mercado e também de dimensão do empreendimento, implica a reunião de um importante conjunto de meios.

Sendo a insuficiência qualitativa e quantitativa de meios uma das principais causas de insucesso das empresas nascentes, o futuro empresário deve ser rigoroso na avaliação das suas necessidades.

Se se verificar um desvio entre os meios necessários para a realização do projecto e aqueles que efectivamente estão disponíveis, haverá que optar por um projecto menos ambicioso ou, em alternativa, procurar encontrar financiamentos suplementares.

Os meios humanos

Num primeiro tempo, coincidente com a fase inicial do processo de criação de uma empresa, a força de trabalho existente é a do próprio empresário, eventualmente apoiado por um número reduzido de pessoas.

A diversidade e complexidade de tarefas inerentes à consolidação da empresa depressa o farão aperceber-se da necessidade de constituição de uma equipa, quer pela via da constituição de uma sociedade, quer pelo recurso a colaboradores.

Nesta perspectiva de trabalho em equipa, há alguns aspectos que vale a pena referir.

Os sócios

Dirigir uma empresa implica a existência de um conjunto de conhecimentos e de competências que raramente se encontram numa única pessoa. Daí o interesse de que se reveste a associação com pessoas que, possuindo competências complementares das do mentor do projecto, assegurem a gestão das diversas áreas funcionais da empresa.

Qualquer que seja a proveniência das pessoas dispostas a associar-se (família, círculo de amigos ou outras) existe um conjunto de condições prévias que devem ser verificadas para que essa associação resulte e seja duradoura, podendo-se, à partida, enunciar as seguintes:

• Existir entre os associados uma confiança total, traduzida em relações profissionais francas e autênticas;
• Existir respeito mútuo e reconhecimento das competências específicas;
• Existir consenso quanto aos objectivos a atingir, precisando-os desde o início;
• Repartir as tarefas de acordo com as capacidades de cada um e de tal modo que todas as funções da empresa fiquem asseguradas.

Recurso a colaboradores

Em grande parte dos casos de criação de empresas surgem inúmeras tarefas que não poderão ser, exclusivamente, desempenhadas pelos associados verificando-se, consequentemente, a necessidade de contratar pessoal.

Sendo as qualidades e capacidades ao pessoal ao serviço de uma empresa um dos seus pontos fortes, o acto de recrutamento e contratação de colaboradores é uma das tarefas mais importantes do empresário ou gestor e requer alguma preparação e alguns cuidados especiais.

Assim, deve-se definir com precisão o posto de trabalho, pormenorizando as tarefas e as responsabilidades e, sobretudo, fixando as missões que o futuro empregado deve cumprir e os objectivos a atingir.

Este conjunto de informações permitirá desenhar o perfil ideal do candidato a empregar devendo-se, em seguida, procurar as pessoas que correspondam ou mais se aproximem desse perfil, recorrendo, eventualmente, aos serviços de empresas ou entidades especializadas. Cabe aqui uma referência ao papel social que a empresa pode desempenhar já nesta fase.

Os meios financeiros

Tomada a decisão de criar uma nova empresa, é imprescindível definir com o máximo rigor e, também, com alguma margem de segurança as somas necessárias para a concretização dos objectivos previstos e encontrar as respectivas fontes de financiamento, ou seja vai ser necessário elaborar um Plano de Investimento e um Plano de Financiamento.

O plano de investimento

Para facilitar a tarefa de elaboração do plano de investimento, o texto seguinte chama a tenção para alguns aspectos relevantes nesta área e sugere algumas pistas.

O montante de investimento necessário corresponde, de uma forma simplificada, ao somatório das seguintes despesas:

• Despesas de investimento em capital fixo corpóreo;
• Despesas de investimento em capital fixo incorpóreo e despesas plurianuais;
• Fundo de maneio;
• Imprevistos.

8º Passo - Para além de uma imposição legal, a contabilidade é, também, uma necessidade vital para a empresa.

Com efeito, revela-se da maior importância para o empresário conhecer, em qualquer momento, a sua situação patrimonial, as operações relativas ao seu negócio,, os recursos de que pode dispor, bem como poder justificar junto dos serviços fiscais, dos credores ou da banca, entre outros, a natureza, a origem e a aplicação dos seus fundos.

A contabilidade da empresa exige um conjunto de conhecimentos e de técnicas que o empresário comum, em princípio, não domina. Poderá, então optar entre: a formação de recursos em contabilidade e o recurso a profissionais neste domínio.

Todas as sociedades comerciais ou civis sob a forma comercial, cooperativas, empresas públicas e demais entidades que exerçam a título principal uma actividade comercial, industrial ou agrícola constituem entidades que legalmente devem dispor de contabilidade organizada e que, como tal, têm de ter obrigatoriamente os seguintes livros de contabilidade:

• Livro de Inventário e Balanço;
• Diário;
• Razão;
• Copiador;
• Livro de Actas.

As sociedades anónimas e as sociedades em comandita por acções devem ainda possuir o livro de registo de acções.

O Empresário em Nome Individual que não possua contabilidade organizada está obrigado a possuir os seguintes livros:

• Livro de registo de compras de mercadorias ou livro de registo de matérias primas e de consumo;
• Livro de registo de vendas de mercadorias ou livro de registo de produtos fabricados,
• Livro de registo de serviços prestados;
• Livro de registo de despesas e de operações ligadas a bens de investimento;
• Livro de registo de mercadorias, matérias-primas e de consumo, de produtos fabricados e outras existências à data de 31 de Dezembro de cada ano.

A gestão financeira

A contabilidade produz dois documentos essenciais à gestão da empresa: o balanço e a conta de exploração. Por outro lado, no exercício da actividade futura da empresa, o empresário terá de gerir com a maior precisão a tesouraria.

Ainda nesta fase do projecto de criação da empresa é necessário incluir um conjunto de simulações (previsões) financeiras, que irão servir de base à negociações futuras.

Resumidamente, poder-se-á afirmar que é necessário preparar os seguintes documentos:

- O balanço (inicial e do fim do primeiro ano) - que representa a situação patrimonial da empresa (o que possui e o que deve) naqueles dois momentos;

- O plano de financiamento da empresa (a três anos) - que permite prever a médio prazo os recursos da empresa e as necessidades de financiamento;

- A conta de exploração previsional (calculada geralmente para primeiros 3 ou 5 anos) - que exprime o resultado líquido da exploração normal das actividades principais da empresa num dado período através do registo dos proveitos e dos custos relativos à formação daquele resultado;

- O orçamento de tesouraria previsional (no mínimo para os primeiros meses de actividade da empresa) - que regista o saldo financeiro inicial, todos os pagamentos a efectuar e todos os recebimentos previstos.

9ºPasso -

Tanto para o próprio criador de empresas como para os seus eventuais interlocutores é indispensável apresentar os estudos, análises e reflexões acompanhados de dados quantitativos num documento próprio e bem redigido: o chamado "Plano de Negócios". Este documento, que irá passar pelas mãos de pessoas que não conhecem nem o projecto nem os promotores, funcionará como embaixador de ambos, permitindo-lhes construir uma primeira opinião a partir do conteúdo e da forma de apresentação. Por outro lado, durante os primeiros meses de existência da empresa, o Plano de Negócios constitui, para o novo empresário, um referencial em termos de objectivos a atingir e da respectiva programação e calendarização. Saber apresentar e "vender" o projecto O Plano de Negócios deve ser um documento com elevado nível de objectividade e bem apresentado. Sempre que possível a informação escrita deverá ser ilustrada através de diversos elementos valorizadores do projecto. Estrutura do Plano de Negócios INTRODUÇÃO - Apresentação resumida do criador e do seu projecto CAPÍTULO 1 - O mercado e a envolvente externa CAPÍTULO 2 - Os pontos fortes do empresário CAPÍTULO 3 - A finalidade, as metas e os objectivos CAPÍTULO 4 - As escolhas estratégicas CAPÍTULO 5 - Os meios necessários CAPÍTULO 6 - A estrutura da empresa CAPÍTULO 7 - As previsões financeiras ANEXOS Plano de Negócios Introdução O Empreendedor O sucesso de um projecto depende antes de mais do seu promotor. Isto significa que antes de "vender" a imagem do projecto o promotor deve-se procurar "vender" a sua própria imagem. Nesta perspectiva, o promotor deve pôr em evidência as suas qualidades e pontos fortes em relação ao projecto (formação, experiência e motivações), juntando em anexo o seu Curriculum. O projecto Da introdução deve constar uma exposição breve do projecto: Localização; Pacto social; Características dos serviços ou dos produtos; Alguns números-chave relativos ao primeiro ano de actividade (volume de vendas, resultados ou margem, investimento inicial). Capítulo 1 – O mercado e a envolvente Nesta parte do Plano de Negócios o futuro empresário deve demonstrar que conhece o terreno que pisa e, portanto, pôr em evidência as informações e os dados quantitativos utilizados na determinação das escolhas estratégicas e dos meios e na elaboração das contas previsionais. Estes dados devem ter por base informação sólida e sempre que possível deve-se fazer prova do que se escreve, citando as fontes utilizadas, ou, se se trata de meras hipóteses ou projecções, explicar como foram elaboradas. 10º Passo - A passagem da ideia à empresa implica, necessariamente, o conhecimento das formalidades associadas à legalização da sua actividade e o contacto com um conjunto de entidades cujas atribuições e actividades se enquadram no, por vezes longo, processo de criação / constituição legal de uma empresa. Nesta etapa, chama-se a atenção para os aspectos mais significativos relacionados com a tramitação, documentação e custos associados, tanto no caso da escolha da forma jurídica da empresa ter recaído sobre a figura de Empresário em Nome Individual como no caso da opção ter sido a Sociedade. Formalidades legais Empresa individual / Empresário em Nome Individual 1 - Pedido de Certificado de Admissibilidade de Firma ou DenominaçãoO Empresário em Nome Individual só será obrigado a requerer o certificado de admissibilidade de firma se pretender inscrever-se no Registo Comercial com firma diferente do seu nome civil completo ou abreviado (D.L. nº 42/89, de 3 Fevereiro). 2 - Pedido de cartão de identificaçãoTem como finalidade a obtenção de cartão de identidade válido que permita ao empresário identificar-se, como tal, em todos os actos e contratos em que intervenha. Este cartão deve conter a indicação do Número de Identificação de Pessoa Colectiva (NIPC) e, ainda, o nome ou firma do empresário, o domicílio, a caracterização jurídica, a actividade principal e o número do bilhete de identidade, para além de mencionar o código da sua actividade económica. 3 - Declaração de Início de ActividadePretende-se a regularização da situação fiscal do empresário individual, a fim de dar cumprimento às suas obrigações de natureza fiscal. 4 - Registo ComercialTem como finalidade dar publicidade à situação jurídica, entre outros, dos empresários individuais. 5 - Comunicação obrigatória ao Instituto de Desenvolvimento e Inspecção das Condições de TrabalhoO empresário em nome individual, como entidade sujeita à fiscalização do Instituto de Desenvolvimento e Inspecção das Condições de Trabalho, deverá comunicar, por ofício, à respectiva delegação da área onde se situa o seu estabelecimento, o endereço deste, ou dos locais de trabalho, o ramo de actividade, o seu domicílio e o número de trabalhadores. Esta comunicação é obrigatória e deverá ser feita anteriormente ao início de actividade. 6 - Inscrição do empresário na Segurança SocialTem como finalidade a identificação do empresário como beneficiário dos serviços e prestações a realizar por aquele organismo de forma a estar abrangido pelos regimes da protecção social. 7 - Inscrição da empresa individual na Segurança SocialDestina-se a identificar a empresa como contribuinte daquele organismo, sempre que o empresário tenha contratado trabalhadores ao seu serviço, ficando responsável pelo pagamento das respectivas contribuições.